Vanaf versie 2 van de Trigger and Validation Manager kunt u in een gebeurtenis in Synergy een e-mail versturen. Deze e-mail is altijd gebaseerd op “single-merge”: vanuit 1 geselecteerd record wordt er 1 merge document gemaakt. Toch kunt u hierbij in een tabel meerdere records mergen.

Stel u wilt bij het aanmaken van consultancy verzoeken, de klant een overzicht mailen van alle geplande openstaande consultancy dagen. U dient daarvoor de volgende stappen uit te voeren:

  1. U legt de tabel met gegevens vast in een XML parser veld. U kunt in 1 veld een query opnemen, die meerdere velden uit een gerelateerde entiteit ophaalt:

    U maakt het veld aan in het gebied CRM. In de SQL query veld geeft u de volledige SQL statement in met de gewenste velden. De selectie wordt toegepast op de relatie waar vandaan de merge wordt opgestart, door a.CustomerID=CRM toe te voegen. Uiteraard specificeert u de status (a.status) en het verzoektype (a.type) op basis van uw verzoekdefinitie.

    In het conditie veld specificeert u de veldnamen zoals u deze opneemt in de template. De velden worden gescheiden door een “;”. De veldnamen kunt u zelf bepalen, mits er geen spaties worden gebruikt. U kunt wel “_” tekens gebruiken.

  2. Maak een Merge brief aan in MS Word, waarbij deze er zo uit kan zien:

    De verzoek gegevens zijn via een 2 regelige tabel (lijndikte wordt onderdrukt) toegevoegd. De parameter MULTIROW_ wordt toegevoegd aan het Chid veld, om daarmee aan te geven dat bij wijzigen van dit veld een nieuwe regel moet worden gemaakt.

  3. Leg een gebeurtenis aan op basis van verzoeken (business component request):

    De criteria worden ingesteld op het bewerken en aanmaken nieuw verzoek, van het type 40 en wanneer het veld Bevestiging Email (FreeBoolField_01) wordt aangevinkt.

    De stap die wordt uitgevoerd, ziet er zo uit:

    NB: hierbij wordt uitgegaan dat de contactpersoon in het verzoek is gekoppeld en dat deze een geldig email adres heeft. Indien gewenst kan dat als extra criteria worden opgenomen in de gebeurtenis.

 

U maakt (meervoudige) consult verzoeken aan te maken bij de betreffende relatie, en u vult de contactpersoon.

Open daarvoor weer 1 van de verzoeken en vink het veld “email versturen” aan.

NB: Doe dat niet in het formulier, anders wordt deze in alle onderliggende verzoeken gevuld, waardoor er per verzoek een email wordt verzonden.

Het resultaat ziet er zo uit:

Voor meer informatie over het instellen de e-mail, de Word Merge template en het uitgewerkt voorbeeld kunt u de handleiding raadplegen.