Binnen de standaardfunctionaliteit van Synergy Enterprise is het niet mogelijk om 1 verzoek door meerdere personen parallel te laten goedkeuren. Voor een dergelijke situatie dient dus een workaround bedacht te worden en krijg je dus veelal te maken met meervoudige verzoeken.

Om te voorkomen dat een dergelijke workaround veel handmatig werk oplevert met kans op fouten of onvolledige invoer kan met de Trigger and Validation Manager een slimme oplossing worden ingericht.

Voor meer informatie hoe een dergelijk proces er dan in de praktijk uitziet en wat de andere mogelijkheden zijn van de Trigger and Validation Manager verwijzen wij u naar de demonstratievideo op het Youtube kanaal van Eddon Software via deze link.

In voorbeeld 5 van de video wordt de parallelle goedkeuring getoond waarbij realtime interactie met de gebruiker plaats op basis van een ‘gebeurtenis’ die wordt getriggerd.

Tevens wordt het aantal handmatige acties tot een minimum bewerkt, de software doet voor u het werk bij dit soort routinematige processen.

De parallelle goedkeuring wordt opgezet vanuit een verzoek wat wordt aangemaakt door een gebruiker. Dit is het startpunt om gelijktijdig een of meerdere goedkeurings verzoeken aan te maken, elk aan een andere stakeholder. Deze verzoeken zijn gekoppeld aan het oorspronkelijke verzoek. Zodra alle gebruikers de goedkeuringsverzoeken hebben goedgekeurd, wordt het oorspronkelijke verzoek automatisch goedgekeurd en zo een stap verder in het proces gezet.

Voor dit proces zijn 3 triggers op gezet.

  • De eerste trigger zorgt voor het aanmaken van nieuwe verzoeken voor de parallelle goedkeuring. De trigger is het aanmaken van verzoek type 75 (Productsuggestie).

De Validatie stap bestaat uit het maken van 1 of meerdere verzoeken van het type 74 (Product Change) op basis van een specifieke rol. In plaats van dat iedere medewerker in die rol dezelfde workflow ter goedkeuring krijgt, worden dus unieke (andere) workflows aangemaakt.

  • De tweede trigger wordt opgezet om te controleren of de gekoppelde goedkeurings verzoeken al zijn goedgekeurd:

Zo lang deze niet zijn goedgekeurd, wordt een melding gegeven aan de gebruiker dat de onderliggende verzoeken nog niet zijn goedgekeurd.

  • De derde trigger wordt ingesteld om het verzoektype 75 automatisch goed te keuzen als de laatste van de aangemaakt verzoeken is goedgekeurd:

De controle of alle verzoeken al zijn goedgekeurd wordt op basis van een advanced query uitgevoerd:

Indien wordt voldaan aan dit criterium wordt verzoektype 74 automatisch doorgezet:

De status van het verzoek wordt omgezet naar goedgekeurd. Met de parameter @_Rebuildworkflow wordt met de waarde 1 aan de hand van de workflow definitie (rol, manager enz.) de bijhorende werkstroom signalering aangemaakt. Hiermee wordt dus automatisch de werkstroom opgebouwd voor de betreffende realisatie of verwerk stap.

Meer informatie over de Trigger and Validation Manager voor Exact Synergy Enterprise vind u op de website van Eddon Software.